สัปดาห์ที่ 15 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 20 – 24 กุมภาพันธ์ 55)

งานที่ปฏิบัติ

1.      นำไฟล์รูปพนักงานมาตัดใส่ในวงกลมมีขอบสีดำใน Adobe Photoshop CS4 ถ้าใครมีครอบครัวแต่งงานมีบุตรแล้วก็ใส่ในหลายวงกลม ถ้าใครยังไม่ได้แต่งงานก็ใส่ในวงกลมเดียวเพื่อทำไว้ปลิ้นตัดติดในแผนภูมิรูปต้นไม้แสดงครอบครัวพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์ จำนวน 32 รูป แล้ว Save เป็นนามสกุล psd และ jpg ด้วย

2.      นำไฟล์รูปพนักงานมาตัดใส่ในวงกลมมีขอบสีดำใน Adobe Photoshop CS4 ต่อจากวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2555 ถ้าใครแต่งงานมีครอบครัวมีบุตรก็ใส่ในหลายวงกลม ถ้าใครยังไม่ได้แต่งงานก็ใส่ในวงกลมเดียวเพื่อทำไว้ปลิ้นตัดติดในแผนภูมิรูปต้นไม้แสดงครอบครัวพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์ จำนวน 40 รูป แล้ว Save เป็นนามสกุล psd และ jpg ด้วย

3.      พิมพ์รายชื่อพนักงานแผนกต่าง ๆ โดยพิมพ์ชื่อนามสกุลและตำแหน่งใน Microsoft Word โดยสร้างเป็นตาราง พิมพ์เฉพาะชื่อพนักงานที่ได้ส่งรูปมาให้ทำใน Adobe Photoshop CS4 เพื่อปลิ้นติดแผนภูมิต้นไม้แสดงครอบครัวพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์ แล้วปลิ้นออกมาตัด จำนวน 72 คน

4.      Copy ไฟล์ภาพของพนักงานที่ได้ตัดทำไว้ในวงกลมเรียบร้อยแล้ว ใน Adobe Photoshop CS4 มาวางไว้ในหน้ากระดาษ A4 ใน Microsoft Word โดยแยกทำเป็น 2 คือไฟล์ที่เป็นรูปของพนักงานมีครอบครัวมีบุตรกับไฟล์ที่เป็นรูปพนักงานไม่ได้แต่งงาน แล้วปลิ้นสีออกมาตัดด้วยกรรไกรตัดตามรูปภาพพนักงานแต่ละคนแต่ละครอบครัว จำนวน  72 รูป แล้วใช้ดินสอเขียนชื่อไว้หลังภาพด้วย

5.      Ad task  งาน โดยสร้าง build Process งาน ลงไปในโปรแกรม sidekick@collvoice.co.th  จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน จำนวน 7 Phase 212 task sidekick เป็นระบบระบบหนึ่งที่สร้างไว้ใช้งานในบริษัท

6.      สำเนาเอกสารเกี่ยวกับใบสิทธิการรักษาพยาบาลของพนักงาน จำนวน 4 แผ่น A4

ปัญหา

1.      รูปภาพของพนักงานบางคนไม่คมชัดมืดครึมจนเกินไป

2.      ต้องเสียเวลาสร้างวงกลมหลาย ๆ รอบในการตัดรูปพนักงานแต่ละคนใส่ทั้งที่เป็นครอบครัวละยังไม่ได้แต่งงาน

3.      ค้นหารายชื่อผู้ส่งรูปมาให้ทำในไฟล์รายชื่อยากเพราะมีจำนวนมาก จนทำให้ตาลาย ค้นหาได้ยาก ในไฟล์ที่ทำไว้ใน Microsoft excel

4.      ไฟล์ภาพของพนักงานเมื่อ Copy มาใส่ใน Microsoft Word แล้วมีขนาดเล็กเกินไปจนดูไม่ออกว่าเป็นรูปพนักงานคนไหน

5.      ไม่ทราบวิธีการสร้าง build Process งานในโปรแกรม Sidekick ที่เป็นระบบของบริษัท

การแก้ไขปัญหา

1.      นำไฟล์รูปภาพไปปรับสีให้มีความคมชัดและสว่างขึ้นใน Adobe Photoshop CS4 แล้วค่อยตัดรูปอีกที

2.      ใช้วงกลมที่ได้สร้างไว้กับรูปพนักงานเดิมทั้งที่เป็นครอบครัวและยังไม่ได้แต่งงานใส่รูปพนักงานคนใหม่ครอบครัวใหม่ลงไปแล้ว Save as ใส่ชื่อพนักงานคนใหม่แทนไปได้ ก็จะได้ไฟล์รูปภาพพนักงานคนใหม่ขึ้นมาโดยไม่ทับไฟล์คนเดิม

3.      ใช้การกดปุ่ม CTRL + F พิมพ์ชื่อค้นหารายชื่อพนักงานที่ส่งรูปมาให้ทำใน Microsoft excelแทนการดูด้วยตาจะทำให้ค้นหาได้รวดเร็วและง่ายกว่า

4.      คลิ๊กเม้าท์กดขยายภาพให้มีขนาดใหญ่ขึ้นตามขนาดที่เราต้องการได้เลย

5.      ถามวิธีการที่เป็นขั้นตอนการสร้าง build Process งาน ในโปรแกรม Sidekick ที่เป็นระบบของบริษัทกับพี่ผู้ดูแลการทำงานแล้วจดบันทึกไว้ในสมุดโน้ต แล้วดูปฏิบัติทำตามขั้นตอนนั้นได้เลย

ประโยชน์ที่ได้รับ

1.      ได้ฝึกเป็น Admin Ad task  งาน โดยสร้าง build Process งาน ลงไปในโปรแกรม sidekick@collvoice.co.th  จัดทำขึ้นเพื่อบันทึกเวลาการทำงานของพนักงาน

2.      ได้ฝึกทบทวนความรู้เดิมในการทำจัดทำตกแต่งไฟล์รูปภาพของพนักงาน ในโปรแกรม Adobe Photoshop CS4

3.      ได้ความรู้เพิ่มเติมจากการทำงาน

สัปดาห์ที่ 14 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 13 – 17 กุมภาพันธ์ 55)

งานที่ปฏิบัติ

1.      นำไฟล์รูปดอกไม้, ใบไม้ และเชอรี่ มา Copy มาวางใน Microsoft Word แล้ว Crop เอาทีละรูป แล้ว Copy รูปที่ Crop ตามจำนวนที่พี่ผู้ดูแลการทำงานสั่งคือ ดอกไม้ จำนวน 26 รูป, ใบไม้ 90 รูป และเชอรี่ จำนวน 15 รูป แล้วปลิ้นเป็นขาวดำ 1 ชุด และสี 1 ชุด แล้วใช้กรรไกรตัดออกมาทีละรูปที่ปลิ้นออกมา

2.      ตรวจเช็คบัตรนามการ์ดที่ได้สั่งพิมพ์ที่ร้าน NEO กรุงเทพมหานคร ที่ทางร้านส่งมาให้ดูว่า ชื่อนามสกุลไทย, ชื่อภาษาอังกฤษ, ตำแหน่ง, เมล์, เบอร์โทรศัพท์และจำนวน ถูกต้องครบถ้วนตามที่ทางบริษัทได้เขียนสั่งพิมพ์ให้พนักงานแผนกต่าง ๆ หรือไม่ จำนวน 18 รายชื่อ ส่วนมากสั่งพิมพ์ที่  100-200 ใบ รวมทั้งหมด 2,400 ใบ

3.      พิมพ์ทำไฟล์นามบัตรให้แห่พนักงานตำแหน่ง Business Consulting จำนวน 1 คน ใน Adobe Illustrator CS3 กรณีไฟล์นามบัตรเดี่ยว ใน Adobe Photoshop CS4 กรณี Copy นามบัตรมาเรียงในหน้ากระดาษขนาด A4 หลาย ๆ อัน ให้เต็มหน้ากระดาษให้ครบ จำนวน 30 ใบ ตามที่พี่พนักงานตำแหน่งนี้ส่งเมล์มาสั่งให้ทำให้ Save เป็น jpg แล้วปลิ้นออกมา ใช้มีดตัดบัตรนามการ์ดที่ปลิ้นสีออกมาด้วย 3 แผ่น A4 บรรจุแผ่นละ 10 ใบ

4.      นำบัตรนามการ์ดที่สั่งพิมพ์ที่ร้าน NEO กรุงเทพมหานคร ที่ได้ตรวจเช็คความถูกต้องเรียบร้อยแล้วไปแจกให้ตามชื่อของพี่พนักงาน จำนวน 4 คน  ซึ่งบรรจุในกล่องตลับใส กล่องละ 100 ใบ

5.      พิมพ์ชื่อและที่อยู่ผู้ส่งที่เป็นที่อยู่ของบริษัทเองและชื่อและที่อยู่ผู้รับตามใบรายชื่อที่พี่ผู้ดูแลการทำงานนำมาให้พิมพ์ตามรายชื่อนั้น เพื่อที่จะส่งจดหมายไปให้พนักงานใน Text box ของ Microsoft Word 1 หน้า พิมพ์ 4 Text box  คือ ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง 2 อัน ชื่อเดียวกัน ชื่อและที่อยู่ผู้รับ 2 ชื่อ จำนวน 16 หน้า A4

6.      ปลิ้นชื่อและที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับจดหมายที่ได้พิมพ์ใน Microsoft Word วันที่ 15/2/2555 ออกมาและใช้กรรไกรตัดตามชื่อและที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับออกมาทีละชื่อมาติดบนซองจดหมายสีขาวยาว ผู้ส่งติดมุมซ้ายบน และผู้รับติดตรงกลางซองแล้วใช้เทปใสติดขอบของชื่อและที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับอีกทีทั้ง 4 ด้าน ของแต่ละซอง

7.      นำใบตอบรับจดหมายในประเทศแผ่นสีเหลืองมาเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ฝากส่งด้านหน้า และชื่อและที่อยู่ของผู้รับด้านหลังของใบตอบรับนี้ ตามชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับที่ได้ติดอยู่บนซองจดหมายแต่ละซองแล้วใช้แม็กเย็บกระดาษเย็บใบตอบรับจดหมายในประเทศสีเหลืองนี้เข้ากับซองจดหมายตรงมุมด้านขวาสุดของจดหมาย จำนวน 16 ซอง ด้วย

8.      ถ่ายสำเนาเอกสารซองจดหมายทางด้านชื่อและที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับกับใบตอบรับจดหมายในประเทศแผ่นสีเหลืองให้อยู่ในหน้าเดียวกัน โดยซองจดหมายอยู่ด้านบน ใบตอบรับอยู่ด้านล่างจำนวน 16 แผ่น A4

9.      ถ่ายสำเนาเอกสารใบสิทธิการรักษาพยาบาลของพนักงานแผ่นสีเหลืองให้พี่ผู้ดูแลการทำงาน จำนวน 1 แผ่น A4

ปัญหา

1.      เนื้อที่ของรูปดอกไม้, ใบไม้ และเชอรี่ที่พี่ผู้ดูแลการทำงานให้ Copy ตามจำนวนที่สั่งนั้น มีเนื้อที่มากเกินไปในหน้ากระดาษ ทำให้เปลืองเนื้อที่

2.      เผลอพิมพ์คำว่า Position ที่แปลว่า ตำแหน่งงานของพนักงานเข้าไปตรงชื่อตำแหน่งงานในบัตรนามการ์ดด้วยทำให้ทำผิด

3.      ไม่ทราบว่าจะใช้ฟอนตัวหนังสืออะไรขนาดเท่าไรในการพิมพ์ชื่อและที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับจดหมายจึงจะสวยงามอ่านง่าย

4.      เขียนเลขที่บ้านของชื่อและที่อยู่ผู้รับจดหมายในใบตอบรับจดหมายในประเทศแผ่นสีเหลืองผิด

5.      ชื่อและที่อยู่ผู้ส่งขาดหายไปในตอนถ่ายเอกสารออกมาเนื่องจากจัดวิธีการถ่ายผิด

การแก้ไขปัญหา

1.      ใช้เครื่องมือ Microsoft Word คือ Crop พื้นที่รูปภาพให้แคบเข้ามาอีกพอประมาณทำให้มีเนื้อที่น้อยลงสามารถประหยัดเนื้อที่ได้มากขึ้น

2.      นำไฟล์นามการ์ดของพนักงานมาลบคำว่า Position ชื่อตำแหน่งออกแล้ว Save เป็น jpg. ในไฟล์ที่ Copy เรียงเต็มหน้ากระดาษ A4 ปลิ้นออกมาแล้วตัดให้พี่พนักงานใหม่อีกที

3.      ถามพี่ผู้ดูแลการทำงานว่าต้องการใช้ฟอนตัวหนังสืออะไรและขนาดเท่าไรแล้วเปลี่ยนตาม

4.      ใช้ลิขิตลบแล้วเขียนซ้ำใหม่อีกทีก่อนจะลบด้วยลิขิตลบคำผิดต้องถามพี่ผู้ดูแลการทำงานก่อนว่าสามารถลบได้หรือไม่ซึ่งได้ถามพี่เขาแล้วปรากฏว่าลบได้

5.      ถามพี่ผู้ดูแลการทำงานว่าต้องจัดด้านซองจดหมายถ่ายเอกสารอย่างไรจึงจะได้ชื่อและที่อยู่ผู้ส่งมองเห็นทั้งหมดแล้วทำตามวิธีการนั้น วิธีการคือ ต้องจัด ซองจดหมายหันหัวซองลงมาด้านล่างกลับหัวจากปกติจึงจะสามารถมองเห็นชื่อและที่อยู่ผู้ส่งทั้งหมดได้ไม่ขาดหายไปอีก

ประโยชน์ที่ได้รับ

1.      ได้ฝึกพิมพ์ชื่อและที่อยู่ผู้รับและผู้ส่งใน Tex box ของ Microsoft Word เพื่อปลิ้นแล้วตัดแปะจ่าหน้าซองจดหมายเพื่อส่งให้แก่พนักงาน

2.      ได้ฝึกเขียนลายมืออย่างประณีตสวยงามไม่เร่งรีบในการเขียนตรงชื่อและที่อยู่ของผู้ฝากส่งด้านหน้า และชื่อและที่อยู่ของผู้รับด้านหลังของใบตอบรับหมายในประเทศแผ่นสีเลือง

3.      ได้ฝึกทำบัตรนามการ์ดให้พี่พนักงานในแต่ละแผนกใน Adobe Illustrator CS3 กรณีไฟล์นามบัตรเดี่ยว ใน Adobe Photoshop CS4 กรณี Copy นามบัตรมาเรียงในหน้ากระดาษขนาด A4 หลาย ๆ อัน ให้เต็มหน้ากระดาษ

สัปดาห์ที่ 13 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 6 – 10 กุมภาพันธ์ 55)

งานที่ปฏิบัติ

1.      พิมพ์ตารางสรุปวันขาด ลา มาสาย ประจำปี 2555 จากวันสรุปเป็นเดือน ของพนักงาน จำนวน 12 เดือน 12 Sheet ต่อจากวันที่ 3 กุมภาพันธ์ 2555 จำนวน 4 แผนก คือ F&A, Purchas, Sales, และ HR ใน Microsoft excel

2.      พิมพ์บันทึกจำนวนวันลาที่ใช้ในเดือนมกราคม 2555 ของพนักงานลงในแบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ประจำปี 2555 ที่พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel  จำนวน 4 แผนก คือ BQM, DEV , F&A, และ @here

3.      ใส่ตัวเลขสิทธิ์ในการลา กิจ, ป่วย, พักร้อน และลาคลอด ทุกเดือน ลงในแบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ประจำปี 2555 ที่พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel จำนวน12 เดือน 12 Sheet 10 แผนก โดยใส่ตัวเลขตามในหนังสือที่กำหนดสิทธ์การลาของบริษัทที่ได้เขียนกำหนดไว้ดูตามอายุการเข้าเริ่มทำงานของพนักงาน

4.      พิมพ์บันทึกสรุปสิทธิ์คงเหลือในการลากิจ, ป่วย, พักร้อน และลาคลอดบุตรของพนักงาน ประจำเดือนมกราคม 2555 ใน แบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ประจำปี 2555 จำนวน 4 แผนก คือ BQM, DEV , F&A, และ HR

5.      นับรวมยอดรายชื่อสถาบันรับฝึกอบรมพนักงานจากรายชื่อที่พี่ผู้ดูแลการทำงานปลิ้นมาให้นับได้เท่าไหร่เขียนรวมยอดไว้ข้างล่างรายชื่อสถานที่รับฝึกอบรมในแต่ละสาขารายวิชาที่เกี่ยวข้องนับได้รวมทั้งหมด 80 สถาบัน

6.      ทำบัตรนามการ์ดให้แก่พนักงานและผู้บริหาร โดยใช้ไฟล์นามการ์ดที่ทำเสร็จแล้วในโปรแกรม Photoshop CS4 มาเปิดแก้ไขที่ชื่อนามสกุลให้เป็นชื่อของของพนักงานแต่ละคนแต่ละแผนกนอกจากนั้นก็มีชื่อตำแหน่ง E-mail และเบอร์โทรศัพท์ และชื่อเป็นภาษาอังกฤษด้วย แล้วนำนามการ์ดที่ทำให้พนักงานเสร็จสมบูรณ์แล้วนำมา Copy ให้ได้หลาย ๆ อันเรียงในหน้ากระดาษ ขนาด A4 ทำใน Photoshop CS4 และ Save as เป็นนามสกุล jpg. ด้วย จำนวน 30 คน 8 แผนกคือ Consul  3 คน, HR 4 คน, Holding 3 คน, PS 1 คน, Operation 2 คน, PM 2 คน, Sales 11 คน และผู้บริหาร 4 คน

7.      แก้ไขไฟล์นามบัตรของพนักงานแผนก Holding เปลี่ยนตรงชื่อตำแหน่งใหม่ใน Adobe Photoshop CS4 แล้วนำมาจัดเรียงให้เป็นการ์ดหลายอันใน หน้า A4 Save เป็นนามสกุล jpg. เหมือนเดิ

8.      พิมพ์แบบฟอร์มสรุปการเข้าร่วมกิจกรรม วันขึ้นปีใหม่ 2555 ของพนักงาน จำนวน 7 แผนก คือ Consul, Dev, PM, QM, Sales, @here และ Holding ใน Microsoft excel โดยใช้เครื่องหมายติ้ก ü และ x ตรงชื่อ

9.      พิมพ์แบบฟอร์มรายชื่อการลงทะเบียนเข้สฝึกอบรมทั้งเช้าและบ่าย หลักสูตร CMMI ของพนักงาน จำนวน 2 แผ่น A4  4 แผนกคือ Dev, BQM, PM และ Sales โดยต้องเรียงชื่อตามลำดับตำแหน่งสูงต่ำ

10.  นับสรุปคะแนนที่พนักงานกรอกลงในแบบสอบถามความพึงพอใจในการเข้าฝึกอบรมหลักสูตร CMMI ในแต่ละหัวข้อ โดยใช้ดินสอขีดนับลงในแบบฟอร์มเปล่าของแบบสอบถาม จำนวน 22 แผ่น คือ เช้า 9 แผ่น และบ่าย 13 แผ่น เป็นรอบเช้าบ่ายที่พนักงานเข้าฝึกอบรมแล้วตอบแบบสอบถาม

11.  นำคะแนนที่นับสรุปคะแนนการตอบแบบสอบถามการเข้าฝึกอบรมหลักสูตร CMMI ของพนักงานที่นับได้ทั้งรอบเช้าและบ่าย มาลงในแบบฟอร์มสรุปสถิติคะแนนการตอบแบบสอบถามความพึงพอใจในการเข้าฝึกอบรมใน Microsoft excel  ที่ใส่สูตรคำนวณหาเปอร์เซ็นต์ไว้แล้วจำนวน 2 ไฟล์คือรอบเช้าและรอบบ่ายแล้วส่งไฟล์ที่กรอกเสร็จแล้วให้พี่ผู้ดูแลการทำงานทาง E-mail

ปัญหา

1.      ต้องเสียเวลากรอกตัวเลขสิทธิ์ในการลา กิจ, ป่วย, พักร้อน และลาคลอด ในแบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ใน Microsoft excel  ทุกตารางของเดือน 12 เดือน

2.      นับรายชื่อสถาบันรับฝึกอบรมพนักงานได้ยากและตาลายดูยาก เพราะไม่มีตารางให้ เขียนเป็นชื่อต่อยาวกันลงมาเลย

3.      จัดบัตรนามการ์ดที่ Copy มาหลายอันในหน้ากระดาษขนาด A4 ให้มีขนาดเท่า ๆ กันได้ยาก ใน Adobe Photoshop CS4

4.      ไม่ทราบว่าตำแหน่งไหนสูงกว่าตำแหน่งไหนในการจัดเรียงรายชื่อในใบลงทะเบียนฝึกอบรมของพนักงานจึงเรียงรายชื่อไม่ถูก

5.      ในบางช่องกรอกคะแนนแบบสอบถามการฝึกอบรมในตารางสรุปสถิติการตอบแบบสอบถามความพึงพอใจในการฝึกอบรมหลักสูตร CMMI ของพนักงานไม่ได้ใส่สูตรการคำนวณหาเปอร์เซ็นต์คะแนนที่ตอบในแต่ละข้อของแบบสอบถามจึงคำนวณหาเปอร์เซ็นต์ในตารางไม่ขึ้น

การแก้ไขปัญหา

1.      ใช้การคลิกครอบตารางหน้าแรกที่ถูกต้องที่ได้กรอกสิทธิ์ในการลาเสร็จแล้ว Copy ไปใส่ในเดือนถัดไปจนครบ 12 เดือน จะทำให้ง่ายและรวดเร็วกว่า

2.      ใช้ดินสอขีดเส้นตารางให้กับรายชื่อสถาบันรับฝึกอบรมพนักงานให้มองเห็นเส้นขั้นกันกับรายชื่อสถาบันอื่นตามลำดับได้ชัดเจนจะทำให้สามารถมองเห็นชื่อได้ชัดนับได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

3.      คลิกแทรกเส้นไกด์สีฟ้าจัดให้เป็นขนาดบัตรนามการ์ดทั้งหมดที่จัดเรียงไว้เต็มหน้าขนาด A4 ซึ่งได้ทั้งหมด 2 แถว แถวละ 5 อัน ก็จะทำให้สามารถจัดเรียงบัตรนามการ์ดได้เท่า ๆ กันสวยงามทุกใบใน Adobe Photoshop CS4

4.      ให้พี่ผู้ดูแลการทำงานเขียนเรียงตำแหน่งที่สูงต่ำตามลำดับไว้ให้ดูแล้วจัดตามตำแหน่งของพนักงานที่พี่เขียนให้ได้เลย

5.      Copy เอาสูตรการคำนวณหาเปอร์เซ็นต์คะแนนแบบสอบถามจากหัวข้ออื่นที่ได้ใส่สูตรไว้แล้วมาใส่ในหัวข้อที่ต้องการคำนวณก็จะทำให้คำนวณได้ทันทีที่ใส่คะแนนลงไปในหัวข้อนั้น

ประโยชน์ที่ได้รับ

1.      ฝึกให้ตนเองรู้จักมีสติ มีความรอบคอบในการทำงานอยู่เสมอจึงจะทำให้งานที่ทำออกมาได้ตามความมุ่งหมายและถูกต้อง

2.      ได้ฝึกสรุปสถิติในการกรอกคะแนนตอบแบบสอบถามความพึงพอใจในการเข้าฝึกอบรมของพนักงานใน Microsoft excel

3.      ได้ฝึกทำพิมพ์แบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ของพนักงานใน Microsoft excel

4.      ได้ฝึกลงจำนวนวันการลากิจ, ป่วย, พักร้อน และลาคลอด ลงในแบบฟอร์มสรุปวันขาด ลา มาสาย ของพนักงานใน Microsoft excel

สัปดาห์ที่ 12 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 30 มกราคม – 3 กุมภาพันธ์ 55)

งานที่ปฏิบัติ

1.      พิมพ์จัดทำแบบฟอร์ม “บันทึกวัน ขาด ลา มาสาย ในปี 2555”  ใน Microsoft excel  โดยแก้ไขจากแบบฟอร์ม ปี 2553 ให้เป็นแบบฟอร์มบันทึก ขาด ลา มาสาย ในปี 2555 แทน จำนวน 10 แผนกของพนักงาน

2.      จัดตกแต่งตารางแบบฟอร์ม “บันทึกวัน ขาด ลา มาสาย ในปี 2555” ที่พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel ให้ดูสวยงาม ถูกต้อง ดูง่าย โดยใส่เส้นดำหนาขั้นระหว่างชื่อพนักงานของแต่ละคนทุกแผนกจำนวน 10 แผนก 12 Sheet คือ มี 12 เดือน

3.      นำรายชื่อพนักงานโดย Copy รายชื่อจากตารางรายชื่อที่พี่ผู้ดูแลการทำงานส่งไฟล์มาให้ มาใส่ในรายชื่อบันทึก ขาด ลา มาสาย ปี 2555 ที่จัดทำไว้ในตาราง โดยตัดเอารายชื่อผู้ลาออกแล้วออกไปจำนวน 10 แผนก ใน Microsoft excel

4.      พิมพ์บันทึก ขาด ลา มาสาย ในปี 2555 ของพนักงานใน เดือน มกราคม โดยดูจากตารางบันทึกการ ขาด ลา มาสาย ที่พี่ผู้ดูแลการทำงานปลิ้นมาให้ จำนวน 4 แผนก BQM, DEV, @here, และ HR ลงในตารางแบบฟอร์มบันทึก ขาด ลา มาสาย ในปี 2555 ที่ได้พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel

5.      พิมพ์ทำตารางสรุปรายชื่อครอบครัวพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์ ใน ใน Microsoft excel โดยมีหัวข้อดังนี้ ลำดับที่, ชื่อ-นามสกุล, ชื่อเล่น, ชื่อ-นามสกุลสามี/ภรรยา, ชื่อเล่น สามี/ภรรยา, ชื่อ-นามสกุลบุตร และ ชื่อเล่นบุตร จำนวน 10 แผนก ดังนี้ PM, BQM, DEV, Sales, @here, HR, Admin, Consul, F&A และ Purchase

6.      พิมพ์รายชื่อครอบครัวของพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์ ลงในตารางสรุปรายชื่อครอบครัวสืบคอลล์วอยซ์ ที่ได้พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel ตามลำดับรายชื่อที่พี่ผู้ดูแลการทำงานจดมาให้ในกระดาษ A4 เป็นครอบครัว จำนวน 4 แผนกคือ PM, BQM, DEV, และ Sales

7.      พิมพ์ตารางสรุปวัน ขาด ลา มาสาย ประจำปี 2555 จากเป็นวันสรุปเป็นเดือน โดยเปลี่ยนแบบฟอร์มปี 2553 ให้เป็น 2555  12 เดือน 12 Sheet  ใน Microsoft excel จำนวน 6 แผนก คือ BQM, DEV, Consul, PM, @here และ Admin

ปัญหา

1.      เปรียบเทียบอ่านรายชื่อผู้ที่ลาออกแล้วจากตารางแบบฟอร์มบันทึก ขาด ลา มาสาย ในปี 2555 กับตารางรายชื่อพนักงานในแต่ละแผนกเพื่อจะตัดรายชื่อผู้ที่ลาออก ออกจากแบบฟอร์มบันทึก ขาด ลา มาสาย ได้ยากและใช้เวลานานกว่าจะหาเจอเพราะพนักงานมีจำนวนมาก

2.      ไม่เข้าใจวิธีการลงวันขาด ลา มาสาย ในแบบฟอร์มบันทึกวัดขาด ลา มาสาย ของพนักงาน ปี 2555

3.      ไม่ทราบออกแบบตารางสรุปรายชื่อครอบครัวพนักงานสืบบริษัทคอลล์วอยซ์อย่างไร

4.      ไม่รู้จักคำนำหน้าของชื่อพนักงานบางคนที่ไม่ได้เขียนให้มาจึงพิมพ์ลงไปไม่ถูก

5.      ต้อง Copy ชื่อตำแหน่ง และวันที่เริ่มงานในไฟล์ตารางรายชื่อพนักงานลงในตารางสรุป วันขาด ลา มาสาย ปี 2555 ของพนักงานแต่ละคนลงทีละคนทำให้ล่าช้า

การแก้ไขปัญหา

1.      ใช้วิธีการกดปุ่ม CTRL+F เชิ้ตหารายชื่อผู้ที่ลาออกในตารางแบบฟอร์มบันทึก ขาด ลา มาสาย ในปี 2555 แทนการไล่ดูจะทำให้ค้นหาได้ง่ายและรวดเร็วกว่า

2.      ถามพี่ผูดูแลการทำงานแล้วจดบันทึกลงในสมุดโน้ตเพื่อสามารถลงบันทึกได้ถูกต้องเกี่ยวกับวันขาด ลา มาสาย ของพนักงาน ปี 2555

3.      ถามพี่ผู้ดูแลการทำงานแล้วจดบันทึกแบบที่พี่บอกไว้ในสมุดโน้ตแล้วนำมาพิมพ์ตาม

4.      ดูเปรียบเทียบจากรายชื่อในตารางรายชื่อของพนักงานที่เป็นไฟล์ที่พี่ผู้ดูแลงานส่งมาให้

5.      Copy ทั้งชื่อ-นามสกุล และวันที่เริ่มงานลงใน Microsoft excel ขึ้นมาใหม่แล้วค่อย Cpy ลงมาใส่ในตารางสรุป วันขาด ลา มาสาย ปี 2555 ตัวจริงจำทำให้สร้างข้อมูลได้เร็วกว่าเดิม

ประโยชน์ที่ได้รับ

1.      ได้ฝึกพิมพ์แบบฟอร์มบันทึกการขาด ลา มาสาย ปี 2555 ของพนักงานในบริษัท ใน Microsoft excel

2.      ได้เรียนรู้วิธีการลงบันทึกการขาด ลา มาสาย ของพนักงานในบริษัทลงในแบบฟอร์มบันทึกการขาด ลา มาสาย ปี 2555 ใน Microsoft excel จากพี่ผู้ดูแลการทำงาน

3.      ได้ใช้วิธีการกดปุ่ม CTRL+F ในการเชิ้ตหารายชื่อพนักงานในการลงบันทึกการขาด ลา มาสาย ปี 2555 ใน Microsoft excel

สัปดาห์ที่ 11 งานที่ปฏิบัติประจำวัน (วันที่ 23-27 มกราคม 55)

งานที่ปฏิบัติ

1.      แกะของชำร่วยที่ห่อด้วยกระดาษห่อของขวัญเป็นรูปท็อฟฟี่ออกมาแกะเอาแทร็ครายชื่อที่ใส่อยู่ในพวงกุญแจออกมาแล้วใช้กระดาษห่อของขวัญแบบเดิมห่อให้เป็นรูปเดิมเพื่อใช้แจกให้ลูกค้าต่อไปจากที่เหลือจากการแจกให้พนักงานในงานปีใหม่ 2012 จำนวน 5 ห่อ

2.      นับของชำร่วยสำรองในกล่องกระดาษ A4 จากที่ทำเผื่อไว้ในงานปีใหม่ ว่าเหลืออยู่กี่ห่อ แล้วเขียนไว้หน้ากล่องว่าเหลือจำนวนเท่าไหร่ จำนวน 1 กล่อง นับได้ทั้งหมดเหลืออยู่ 24 ห่อ

3.      ถ่ายสำเนาเอกสารใบเสร็จแนบใบเบิกค่าใช้จ่ายงานปีใหม่ จำนวน 2 แผ่น

4.      เขียนชื่อที่อยู่บริษัทลงในใบบิลเงินสดสำหรับเบิกค่าใช้จ่ายในงานปีใหม่ 2012 จำนวน 1 บิล

5.      Save ไฟล์งานชื่อ 2012 Performance Review schedule ที่พิมพ์ไว้ใน Microsoft excel จำนวน 1ไฟล์ ให้พี่ผู้ดูแลการทำงาน ใส่เฟรดไดร์

6.      พิมพ์แบบสอบถาม (Questionnaire) ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ ด้านการดำเนินงานโครงการ (Callvoice ‘s Project  Manuageurent) ใน Microsoft  Word จำนวน 4 หน้าเอกสาร

7.      รับโทรศัพท์ให้พี่ผู้ดูแลการทำงานเรื่องคอนเฟริมแผนงานจากพนักงานเว็บไซต์จ๊อบบีบี จำนวน 1 ครั้ง โดยเขียนโน้ตไว้ให้พี่โทรกลับหาพนักงานนี้อีกครั้ง

8.      เซ็นชื่อรับกล่องพัสดุจากพนักงานส่งไปรษณีย์ จำนวน 2 กล่อง ให้แก่พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคล

9.      ส่งไฟล์งานชื่อ “ Callvoice ‘s Project  Manuageurent” ที่เป็นแบบสอบถามที่พิมพ์ไว้ใน Microsoft  Word ทางเมล์ จำนวน 1 ไฟล์

ปัญหา

1.      เมื่อใช้กระดาษย่นสีแดงห่อของชำร่วยแล้วทำเป็นรูปท็อฟฟี่ปรากฏว่ากระดาษย่นสีแดงตรงที่ทำเป็นหัวท็อฟฟี่ตอนบิดขาดทันที

2.      เขียนชื่อที่อยู่บริษัทลงในบรรทัดชื่อที่อยู่บริษัทในใบบิลเงินสดไม่พอในบรรทัดเดียว

3.      อ่านลายมือที่ผู้ดูแลการทำงานเขียนหัวข้อรายละเอียดที่ใช้ถามผู้ตอบแบบสอบถามไม่ออก

4.      ไม่รู้จักชื่อผู้ที่ได้รับกล่องพัสดุที่เซ็นรับมาจึงไม่รู้จะวางไว้ที่โต๊ะใครได้

5.      กลัวพิมพ์ที่อยู่เมล์ของพี่ผู้ดูแลการทำงานผิดเวลาส่งไปจะไม่ถึง

การแก้ไขปัญหา

1.      ตอนห่อด้วยกระดาษย่นสีแดงแล้วทำตรงหัวท็ฟฟี่ไม่ต้องใช้การบิดด้วยมือแต่ใช้มือขยุมเข้ามาหากันแล้วใช้ลิปบิ้นลวดสีชมพูมัดแทน

2.      เขียนชื่อที่อยู่บริษัทลงในบิลเงินสดตรงชื่อที่อยู่บริษัทขึ้นถัดไปจากบรรทัดจริง 2 บรรทัด

3.      ไปสอบถามพี่ผู้ดูแลการทำงานตรงหัวข้อรายละเอียดที่ใช้ถามผู้ตอบแบบสอบถามที่อ่านไม่ออกแล้วเขียนด้วยลายมือเราเอาไว้ให้อ่านออกและถูกต้อง

4.      วางกล่องพัสดุไว้ที่โต๊ะกลางห้องแล้วบอกพี่ที่อยู่แผนกทรัพยากรมนุษย์ดูชื่อแล้วนำไปให้เจ้าของชื่อที่ได้รับ

5.      เข้าไป Copy ที่อยู่เมล์ของพี่ผู้ดูแลการทำงานที่เมล์จดหมายที่ส่งแล้วนำมาใส่ในช่องส่งถึงของจดหมายที่จะส่งแทน จะทำให้ที่อยู่เมล์ถูกต้องกว่าเพราะเคยส่งเมล์ให้พี่เขาแล้ว อยู่หลายครั้งจากเมล์เดิมของพี่เขา

ประโยชน์ที่ได้รับ

1.      ได้ฝึกพูดรับโทรศัพท์ที่ทางบริษัทภายนอกโทรเข้ามาติดต่อกับทางบริษัทของตนเอง

2.      ได้ฝึกห่อของชำร่วยโดยใช้กระดาษย่นสีแดงห่อเป็นรูปท็อฟฟี่

3.      ได้ฝึกให้ตนเองรู้จักนับทบทวนจำนวนของชำร่วยใช้เหลือในงานปีใหม่ 2012 ว่าได้มีการใช้งานไปจำนวนเท่าไหร่เหลือกลับมาเท่าไหร่จากจำนวนเดิม